Wie HK Byg dank LetsBuild den Verwaltungsaufwand reduzieren und bessere Kontrolle erlangen konnte

HK Byg ist ein in Kopenhagen ansässiges Bauunternehmen, das als Maurerbetrieb angefangen hat. Heute hat das Unternehmen immer noch seine eigenen Handwerker, aber verwaltet auch zunehmend größere Projekte. Obwohl sie typischerweise mit Haupt- oder schlüsselfertigen Aufträgen arbeiten, übernehmen sie auch kleinere Renovierungsprojekte einzelner Mietobjekte.

HK Byg hat ein gutes Verständnis für den Wert, den digitale Tools für ein Bauprojekt bringen können. Daher haben sie eine Reihe von digitalen Tools implementiert, um ihre Angebotskalkulation, Planung, Ausführung, Qualitätssicherung und Lieferprozesse zu unterstützen und zu überprüfen.

Qualität spielt bei der Arbeit und Mission von HK Byg eine große Rolle. Die angebotenen Dienstleistungen beziehen sich nicht nur auf die Arbeit der Handwerker, sondern auf das Projekt als Ganzes. Das ist auch der Grund für ihren Fokus auf digitale Tools, denn diese bilden die Grundlage für einen guten Dialog, ein gut dokumentiertes Projekt und generell einen guten Überblick für alle Beteiligten. Im Grunde geht es darum, ein ganzheitliches Erlebnis für den Kunden zu schaffen, das die Gewissheit gibt, dass die Baueinheit von einem seriösen und modernen Bauunternehmer betreut wird. 

Trotz des großen Fokus auf digitale Technologien hatte HK Byg noch einige Herausforderungen zu bewältigen, was die Terminplanung, die Verfolgung von Meilensteinen, die Einbindung der Subunternehmer und den Zeitaufwand für manuelle Prozesse betrifft. Kurz gesagt, könnten ihre Probleme wie folgt beschrieben werden:

• Die Aktualisierung des Zeitplans wurde nicht ordnungsgemäß in MS Project durchgeführt, obwohl das Team Zugriff hatte.
• Der Prozess war sehr manuell, was nicht mit den ansonsten digitalen Arbeitsabläufen übereinstimmt.
• Registrierung von Meilensteinen (Etappen). Es fehlte ein klares Verständnis dafür, wo es Sinn machte, Fortschritte zu registrieren.
• Es wurde nach einer Möglichkeit gesucht, Subunternehmer stärker einzubinden.
• Nachverfolgung von Zeitplänen für die Verwaltung von Bauangeboten.

Angesichts der oben genannten Probleme musste HK Byg eine neue Richtung einschlagen – und hier kam LetsBuild ins Spiel. Nachdem unser Tool in ihren Projekten implementiert wurde, konnte das Team von HK Byg schnell die ersten Vorteile identifizieren. Sie konnten einen besseren Überblick über ihre Projekte gewinnen, die Kommunikation und das Datenhandling verbessern und den manuellen Aufwand reduzieren. 

„Es wurde viel einfacher, einen Zeitplan zu erstellen, da alles online verfügbar und somit von überall aus zugänglich war. Und wenn sie ein Angebot für ein neues Projekt erstellen wollen, kann einfach eine Kurzversion des Zeitplans erstellt werden, um das Angebot zu unterstützen“, erklärt Nadya Jennifer Dar, Digital Project Manager bei HK Byg.

Darüber hinaus kann die Erfassung von Meilensteinen (Etappen) nun mühelos und unkompliziert durchgeführt und archiviert werden und HK Byg kann auf dieser Basis Rechnungen stellen. Das war ein unvorhersehbarer Gewinn, der einen erheblichen Nutzen gebracht hat.  

Aber das ist noch nicht alles.

„Die Projektmanager arbeiten aktiv mit der LetsBuild-App an ihren Plänen und fügen dort auch ihre Wünsche ein. Unter anderem nutzen sie Cross Project, um einen besseren Überblick über den Fortschritt aller laufenden Aktivitäten zu erhalten, die 7 Tage zurück und 14 Tage im Voraus liegen. Diese Ansicht ermöglicht effizientere Besprechungen und bietet im Vergleich zum gesamten Zeitplan einen besseren Überblick über die wöchentlichen Aktivitäten. Gleichzeitig haben die Subunternehmer die Freiheit, ihre eigenen Aktivitäten einzurichten und sich stärker in die Projekte einzubringen“, ergänzt Nadya Jennifer Dar.

Auch der Projektcontroller von HK Byg konnte schnell einen positiven Unterschied feststellen. Der Verwaltungsaufwand konnte reduziert werden, da die Meilensteine (Etappen) jetzt in einer einzigen Datenquelle registriert werden konnten, auf die auch er Zugriff hat. So kann er z. B. sehen, wie weit die Subunternehmer fortgeschritten sind und auf dieser Basis Rechnungen stellen.

Alles in allem hat sich die Zusammenarbeit bisher bereits für beide Seiten sehr gelohnt. Das zeigt auch die Tatsache, dass sich HK Byg bereits nach 4 Monaten für den Firmenvertrag mit LetsBuild entschieden hat. Nach Aussage des Teams von HK Byg hat sich die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter dank LetsBuild zum Positiven verändert. Zeitpläne werden erstellt und während des Projekts laufend aktualisiert und es besteht ein zunehmendes Interesse an der Nutzung von LetsBuild-Funktionen, wie z. B. Cross Project. 

Aber damit ist die Arbeit für uns noch nicht erledigt. Unsere Partnerschaft wird sich weiter entwickeln, da beide Unternehmen die Vision einer effizienteren, digitalisierten und umweltfreundlicheren Baubranche teilen.