Hoe HK Byg dankzij LetsBuild de administratie stroomlijnde en meer controle kreeg over projecten

HK Byg is een aannemer in Kopenhagen die zijn eerste stappen in de sector zette als metselaarsbedrijf. De firma heeft nog altijd vaklui in dienst, maar richt zich intussen steeds meer op het beheer van grote projecten. Meestal gaat het om hoofdopdrachten of sleutel-op-de-deurprojecten, maar ook kleinschalige renovaties voor particuliere verhuurders horen tot de opdrachten.

HK Byg is zich erg bewust van de toegevoegde waarde van digitale tools voor een bouwproject. De aannemer zet die dan ook in om eenvoudiger offertes te berekenen, ontwerpen te maken, taken uit te voeren, de kwaliteitscontrole te ondersteunen en de oplevering te stroomlijnen.

Kwaliteit staat voorop in de activiteiten en de missie van het bedrijf. De diensten die de firma aanbiedt, beperken zich niet alleen tot het werk van de vaklui, maar beslaan volledige projecten. Daarom besteedt HK Byg veel aandacht aan digitale tools. Hiermee legt het bedrijf de basis voor een vlotte communicatie, een rijkelijk gedocumenteerd project en een degelijk algemeen overzicht voor alle betrokkenen. Zo wil de firma de klant een totaalervaring aanbieden: hij kan op beide oren slapen omdat de bouw in handen is van een degelijke en moderne aannemer.

Ondanks de grote aandacht voor digitale technologieën had HK Byg nog een aantal uitdagingen te overwinnen met betrekking tot hun planning, het bijhouden van mijlpalen, de betrokkenheid van hun onderaannemers en de tijd die besteed werd aan handmatige processen. Meer specifiek konden hun pijnpunten als volgt worden omschreven:

• Het schema werd niet goed bijgewerkt in MS Project, hoewel het team er toegang toe had;
• Het proces was erg manueel, wat niet strookte met de doorgaans digitale workflows;
• Mijlpalen (fases): het was niet echt duidelijk wanneer het zinvol was om de vooruitgang te volgen;
• Het bedrijf was op zoek naar een manier om zijn onderaannemers meer bij het werk te betrekken;
• Schema’s oproepen voor het beheer van bouwoffertes.

Om met al deze problemen om te gaan, had HK Byg nood aan een andere aanpak. Zo kwam het bedrijf in contact met LetsBuild. Met onze tool boekte het team van HK Byg al snel enkele successen. De projecten werden overzichtelijker, de communicatie en uitwisseling van gegevens verliepen vlotter en handmatige processen werden teruggeschroefd.

“Een schema opmaken werd veel eenvoudiger omdat alles online en dus overal beschikbaar was. Wanneer het team nu een offerte opstelt voor een nieuw project, kan het snel een korte versie van het schema insluiten ter illustratie”, zegt Nadya Jennifer Dar, Digital Project Manager bij HK Byg.

Bovendien wordt de registratie van mijlpalen (fases) nu op een moeiteloze en eenvoudige manier uitgevoerd en gearchiveerd en kan HK Byg op basis daarvan daadwerkelijk factureren. Dat was een onvoorspelbare winst die veel waarde heeft gebracht.  

Maar er is meer.

“Projectverantwoordelijken werken in de LetsBuild-app actief aan hun schema’s en geven er ook hun verzoeken in. Ze maken onder andere gebruik van Cross Project om de vooruitgang van alle lopende activiteiten beter te volgen. Zo kunnen ze tot zeven dagen teruggaan en veertien dagen vooruitblikken. Deze weergave maakt efficiëntere bouwvergaderingen mogelijk en biedt een beter overzicht van de wekelijkse activiteiten, zonder dat de betrokkenen het volledige schema hoeven te lezen. Onderaannemers krijgen bovendien de gelegenheid om hun eigen activiteiten te organiseren en raken meer betrokken bij de projecten”, voegt Nadya Jennifer Dar eraan toe.

Ook voor de projectleider van HK Byg verloopt het werk vlotter. Er komt minder administratie aan te pas omdat het verwerken van mijlpalen (fases) nu plaatsvindt in één enkele informatiebron die hij ook kan raadplegen. Zo kan hij de precieze vooruitgang van zijn onderaannemers volgen en de verrichte werkzaamheden sneller factureren.

Tot nu toe is het al bij al een zeer lonende samenwerking gebleken voor beide partners. Dat HK Byg al na vier maanden besloot om een raamovereenkomst te sluiten met LetsBuild, getuigt hiervan. Volgens het team van HK Byg zijn hun medewerkers dankzij LetsBuild praktischer gaan werken. Ze maken schema’s tijdens het project en werken die voortdurend bij. Bovendien tonen ze steeds meer belangstelling voor functionaliteiten van LetsBuild, zoals Cross Project.

Maar daar blijft het niet bij! In de toekomst zullen onze bedrijven nog nauwer samenwerken omdat we allebei streven naar een efficiëntere, digitale en groenere bouwsector.