Visibilité et efficacité pour VolkerFitzpatrick et ses sous-traitants

VolkerFitzpatrick est l’une des principales sociétés d’ingénierie et de construction du Royaume-Uni. Elle fournit des compétences spécialisées dans les domaines du bâtiment, du rail, du génie civil et de l’industrie, à toute une série de secteurs du marché, notamment le commerce, l’industrie, l’éducation, le rail, l’aviation, les déchets et l’énergie, par l’intermédiaire de ses six succursales au Royaume-Uni. La division ferroviaire couvre plus particulièrement le développement et l’entretien des dépôts et des infrastructures ferroviaires. Le produit GenieBelt de LetsBuild est actuellement utilisé dans le cadre du projet de développement capacitaire de la West Anglia Main Line (WAML).

Le Projet

Le projet WAML s’inscrit dans le cadre du programme ferroviaire de la Lee Valley de Network Rail, qui vise à apporter 170 millions de livres sterling d’améliorations dans l’Upper Lee Valley entre 2017 et 2019. VolkerFitzpatrick, en tant qu’entrepreneur principal, construit 5,5 km de nouvelles voies qui réduiront la congestion pour les passagers et favoriseront la réhabilitation de la région de l’Upper Lee Valley.

Tout au long du projet, de nombreuses équipes prennent en charge d’importants volumes de travail en un temps restreint. Le travail est effectué le week-end, car il est nécessaire de maintenir les zones opérationnelles pendant les périodes de pointe.

« Au sein de l’industrie, le planning est roi. Si nous ne livrons pas à temps, cela nous coûtera plus cher ou coûtera certainement plus cher à quelqu’un d’autre. Ainsi, en utilisant LetsBuild pour fournir cette visibilité en amont de la chaîne, les directeurs commerciaux, les gestionnaires de projet peuvent voir ce qui se passe sur le projet. »

Matt Ghinn
Directeur de projet – VolkerFitzpatrick

Applications multiples, informations dispersées et processus laborieux

Avant d’implémenter le produit GenieBelt de LetsBuild, les rapports d’avancement, les étapes clés et/ou les problèmes survenus dans le cadre du projet étaient communiqués à l’aide d’une combinaison de programmes heure par heure, de messages texte, de groupes WhatsApp, d’e-mails, de rapports formels, de feuilles Excel et de coups de téléphone.

« Les équipes sur site transmettaient leurs rapports par le biais de messages WhatsApp et d’e-mail. Il y avait aussi des réponses manuscrites. Nous leur avons simplement demandé de ne plus utiliser qu’une seule et même plateforme. Et ils l’ont adoptée, » explique Matt Ghinn, Project Director chez VolkerFitzpatrick.

Les méthodes traditionnelles étaient laborieuses et d’énormes efforts étaient déployés pour envoyer des messages cohérents aux équipes, pour saisir des données de programme précises et pour informer de façon efficace sur l’avancement du site. Avec autant de sources différentes de collecte de données, le risque était grand de passer à côté d’informations vitales ou d’interagir de façon incorrecte entre équipes.

« Traditionnellement, on prenait des photos, on mettait à jour les journaux de bord du site, on actualisait la progression, on produisait des tableaux de bord, mais il s’agissait de tâches individuelles. Cela exigeait beaucoup d’efforts en termes de travail administratif, » explique Matt Ghinn.

En outre, VolkerFitzpatrick travaillait avec des programmes statiques qui n’étaient pas faciles à mettre à jour pour refléter l’avancement réel.

LetsBuild nous fait gagner du temps car il génère automatiquement des rapports pour les informations contenues dans le système. Nous en avons donc clairement constaté les avantages et cela signifie que les personnes ont plus de temps pour se faire une idée de leur travail et assurer la sécurité sur le site.

Matt Ghinn
Directeur de projet – VolkerFitzpatrick

Partage en temps utile d’informations essentielles

Auparavant, une mise à jour officielle du rapport était effectuée toutes les quatre à douze heures. Les gestionnaires recevaient donc les mises à jour trop tard ou devaient passer plusieurs appels, envoyer plusieurs e-mails. Ces retards perturberaient inévitablement les activités du site. Le produit GenieBelt a changé ce système, en fournissant des rapports en temps réel accessibles chaque fois que nécessaire.

« Nous ne téléphonons pas, nous n’utilisons pas les groupes WhatsApp, nous n’envoyons pas d’e-mails. Le programme fonctionne en direct, il est là et toutes les données du site sont saisies, » explique Matt Ghinn.

Le produit Geniebelt de LetsBuild est également capable de générer, à partir des données collectées, un rapport instantané comprenant des mises à jour sur l’avancement des travaux, des photos, des messages et des problèmes qui ont été signalés et/ou communiqués par les équipes, ainsi que des informations sur les endroits où des retards éventuels surviennent.

« Notre programme est mis à jour au niveau du site. Cela signifie que le superviseur opérationnel nous fournit les informations depuis le site. On reçoit des photos et on obtient des mises à jour. Cela permet de responsabiliser l’équipe et nous donne une visibilité sur l’ensemble de l’équipe du site, » explique Matt Ghinn.

Un outil simple qui connecte le site au bureau

LetsBuild s’est avéré être un outil extrêmement facile à utiliser pour les équipes de construction sur le site. Sur le projet WAML, VolkerFitzpatrick n’a mis que trois jours pour implémenter LetsBuild.

« On m’a présenté la plateforme mercredi et j’ai trouvé qu’elle était formidable. Nous l’avons installée jeudi. J’ai briefé l’équipe vendredi. Nous l’avons utilisée pendant le week-end et nous avons obtenu de bons résultats. »

Matt Ghinn explique plus en détail l’importance de l’interface utilisateur et la façon dont les équipes doivent pouvoir travailler avec des outils de reporting simples.

« L’important, c’est l’interface utilisateur, car si elle est difficile à utiliser, les gens la rejetteront tout simplement. Si elle est facile à utiliser, ils l’adopteront et s’en serviront, et nous bénéficierons ensemble de meilleures données pour un meilleur résultat dans le projet. »

Collaboration efficace avec les sous-traitants

Grâce à LetsBuild, le produit de planification sur site et de rapport d’avancement de LetsBuild, VolkerFitzpatrick a une visibilité totale sur le projet et peut travailler efficacement avec ses sous-traitants.

« Nous avions souvent des sous-traitants qui arrivaient sur le site et ne pouvaient pas travailler parce que les tâches précédentes n’étaient pas terminées. Avec LetsBuild et son produit GenieBelt, nous avons une parfaite visibilité sur l’avancement du projet. Donc s’il y a un retard, nous pouvons prévenir les sous-traitants une semaine à l’avance, » explique Matt Ghinn.