VolkerFitzpatrick maakt projecten overzichtelijk voor onderaannemers

VolkerFitzpatrick is een toonaangevend ingenieurs- en bouwbedrijf in het Verenigd Koninkrijk. De onderneming overkoepelt zes verschillende bedrijven die gespecialiseerd zijn in bouw-, spoorweg-, civieltechnische en industriële projecten voor verschillende marktsegmenten. Denk maar aan de commerciële en industriële sector, maar ook aan het onderwijs, de spoorwegen, de luchtvaart, afvalverwerking en energie. Hun Rail Division ontwikkelt en onderhoudt spoorwegdepots en spoorinfrastructuur. Momenteel gebruikt het bedrijf de GenieBelt-tool van LetsBuild voor een project waarbij de capaciteit van de West Anglia Main Line (WAML) wordt uitgebreid.

Het project

Het WAML-project maakt deel uit van het ‘Lee Valley Rail Programme’, dat van 2017 tot 2019 loopt. Network Rail investeert via dat programma 170 miljoen pond in verbeteringen in de regio Upper Lee Valley. Als hoofdaannemer legt VolkerFitzpatrick 5,5 km nieuwe sporen aan om de drukte voor passagiers te verminderen en de heropleving van de Upper Lee Valley te ondersteunen.

Tijdens het project voeren verschillende teams een grote hoeveelheid werk uit in een afgebakende periode. Er wordt ook in het weekend gewerkt, omdat de zones tijdens de piekperiodes operationeel moeten blijven.

“Binnen de industrie is het schema koning. Als we niet op tijd leveren, gaat het ons meer geld kosten of zeker iemand meer geld kosten. Dus wanneer LetsBuild wordt gebruikt om die keten zichtbaar te maken, kunnen verkoopmanagers en senior managers zien wat er aan de hand is in het project.”

Matt Ghinn
Projectleider – VolkerFitzpatrick

Meerdere toepassingen, verspreide informatie en omslachtige processen

Voordat VolkerFitzpatrick de GenieBelt-tool van LetsBuild in gebruik nam, werden progressierapporten, belangrijke mijlpalen en/of problemen op de werf doorgegeven via verschillende kanalen: programma’s met updates per uur, sms’en, WhatsApp-groepen, e-mail, formele rapporten, Excel-formulieren én telefoontjes.

“De werfteams brachten al verslag uit via WhatsApp, e-mail en handgeschreven berichten. We zeiden dat ze alles vanaf nu via één platform konden doen. En ze waren er meteen mee weg”, vertelt Matt Ghinn, projectleider bij VolkerFitzpatrick.

De oude methodes waren erg omslachtig en het kostte heel wat moeite om consequente berichten naar de teams te sturen, nauwkeurige projectgegevens te verzamelen en betrouwbare progressie-updates op te stellen. Omdat de informatie via zo veel verschillende kanalen werd aangeleverd, was het risico groot dat belangrijke aspecten over het hoofd werden gezien of verkeerd werden doorgegeven tussen de teams onderling.

“Vroeger namen we foto’s, werkten we de werflogboeken bij, stelden we progressie-updates op en maakten we dashboards, maar dat waren allemaal afzonderlijke taken. Het resultaat? Een hoop administratie”, aldus Matt Ghinn.

Bovendien werkte VolkerFitzpatrick met statische programma’s waarin de progressie niet zomaar kon worden geüpdatet.

LetsBuild bespaart ons tijd omdat het automatisch rapporten genereert voor de informatie die zich in het systeem bevindt. We hebben dus absoluut het voordeel gezien en het betekent dat mensen meer tijd hebben om een idee te krijgen van wat hun werk is en veiligheid op locatie te bieden.

Matt Ghinn
Projectleider – VolkerFitzpatrick

Kritieke informatie op tijd delen

Vroeger werd er elke vier tot twaalf uur een officieel rapport met updates verstuurd. Dit betekende dat managers de updates te laat ontvingen of tal van telefoontjes moesten doen en meerdere e-mails moesten versturen. Deze vertragingen verstoorden de activiteiten op de werf onvermijdelijk. GenieBelt bracht hier verandering in met realtime rapporten die op elk vrij moment kunnen worden geraadpleegd.

“We hoeven niet te bellen, geen WhatsApp-groepen te gebruiken en geen e-mails te versturen. Het programma is gewoon live: het is er en alle gegevens van de werf worden vastgelegd”, zegt Matt Ghinn.

GenieBelt van LetsBuild kan ook onmiddellijk een rapport genereren op basis van de verzamelde gegevens, inclusief progressie-updates, foto’s, berichten en problemen die zijn gemeld door de teams, net als informatie over waar mogelijk vertragingen zijn ontstaan.

“Ons programma wordt op werfniveau bijgewerkt. Dat betekent dat de operationele opzichter ons informatie doorstuurt die rechtstreeks van de locatie zelf komt. Zo krijgen we updates en foto’s. Hierdoor kan het team meer verantwoordelijkheid nemen en krijgen we een beter zicht op het hele werfteam”, aldus Matt Ghinn.

Werf en kantoor verbonden door een eenvoudige tool

GenieBelt heeft zijn waarde voor de werfteams al bewezen. Bij het WAML-project had VolkerFitzpatrick slechts drie dagen nodig om de gebruiksvriendelijke tool in gebruik te nemen.

“Op woensdag leerde ik het platform kennen en ik was meteen overtuigd. Op donderdag lieten we het installeren. Op vrijdag gaf ik het team een briefing erover. Dat weekend gebruikten we de software, en het resultaat overtrof alle verwachtingen.”

Volgens Matt Ghinn is de gebruikersinterface cruciaal: voor de teams is het belangrijk dat ze hun rapportagetool intuïtief kunnen gebruiken.

“Alles draait rond de gebruikersinterface: als die niet gebruiksvriendelijk is, haken de meeste mensen gewoon af. Maar als die interface natuurlijk aanvoelt, zijn ze er zo mee weg. Dat is niet alleen voor hen voordelig, maar ook voor ons: met betere data kunnen we ook een beter resultaat leveren.”

Efficiënt samenwerken met onderaannemers

Dankzij GenieBelt, de LetsBuild-tool voor planning en progressierapportering op locatie, heeft VolkerFitzpatrick een volledig overzicht van het project, waardoor het bedrijf vlotter samenwerkt met zijn onderaannemers.

“Vaak arriveerden onderaannemers op de werf, maar konden ze niet aan de slag omdat de vorige stap nog niet afgerond was. Dankzij GenieBelt van LetsBuild weten we perfect hoe het project vordert. Als een fase vertraging oploopt, melden we dat nu een week op voorhand aan de onderaannemers”, vertelt Matt Ghinn.