Hoe Ghelamco meer dan vier uur per week bespaart door zijn meertalige teams in staat te stellen begrijpelijke en heldere rapporten te maken

Ghelamco Polska is de koploper op de Poolse markt voor commercieel vastgoed en toonaangevend in duurzaam bouwen, slimme gebouwen, ontwerp van de stedelijke ruimte en aanverwante innovaties. In zijn 29-jarige bestaan heeft Ghelamco Polska een leiderspositie opgebouwd als vastgoedinvesteerder, ontwikkelaar en hoofdaannemer in de commerciële, residentiële, logistieke en opslagsector. Het bedrijf staat voor zeer innovatieve, baanbrekende bouwprojecten waar geavanceerde technologie bij komt kijken. Projecten die ook steevast de toon zetten en de lat op de Poolse vastgoedmarkt een stuk hoger leggen.

Projecten

Sinds het in 1991 is opgericht, heeft Ghelamco Polska meer dan 400.000 vierkante meter moderne kantoorruimte opgeleverd in Polen en heeft het er 15 projecten verkocht ter waarde van 850 miljoen euro. Het gaat onder meer om gespecialiseerde kantoorruimtes uit de A-klasse, magazijnen en hoogwaardige residentiële projecten. Zonder de projecten van Ghelamco zouden de zakenwijken van Warschau, Wola en Mokotów er vandaag heel wat anders uitzien. Het bedrijf investeert verder nog in de regio’s Wroclaw en Katowice. Zo bouwt het momenteel vier flatgebouwen van in totaal 170.000 vierkante meter.

Ook het meest prestigieuze kantoorgebouw in Polen, de beroemde Warsaw Spire uit 2016, is door Ghelamco gebouwd. Dit unieke bouwwerk in het centrum van Warschau is uitgerust met de nieuwste technologie. Het is harmonieus ingebed in een opmerkelijke stedelijke ruimte met veel groen, kleine architectonische elementen, fonteinen en andere recreatieve mogelijkheden. Het gebouwencomplex bestaat uit een 180 meter hoog torengebouw van 49 niveaus en twee lagere gebouwen van 55 meter met elk 15 verdiepingen. Een ander actueel project is de ambitieuze Warsaw Unit, een modern kantoorgebouw met een tijdloze architectuur. Een deel van het gebouw krijgt een kinetische gevel van ‘drakenhuid’ in de vorm van duizenden bewegende platen. Zodra de structuur van 202 meter voltooid is (begin 2021), krijgen handelszaken en eetgelegenheden er ook een plek.

LetsBuild wordt momenteel ingezet voor het Warsaw Unit kantoorgebouw in Rondo Daszyńskiego.

Uitdagingen

Bij heel wat projecten waar de keuze op LetsBuild viel, waren communicatieproblemen en vlot informatie uitwisselen de grootste uitdagingen. Het ging om grote, complexe projecten met veel onderaannemers. De communicatie verliep dan ook moeizaam door de taalbarrières en het verschil in bedrijfscultuur. 

Ghelamco had moeite om ervoor te zorgen dat informatie accuraat en realtime werd gedeeld met en tussen onderaannemers. Werken met verschillende talen op de werf maakte de samenwerking nog uitdagender. Daarom keek men naar LetsBuild voor een oplossing.

Hoewel de onderaannemers in eerste instantie weigerachtig waren (“Als ik informatie op een tablet moet invullen, verspil ik gewoon meer tijd.” “Ik heb de dingen altijd zo gedaan. Waarom zou ik het anders aanpakken?”), is LetsBuild erin geslaagd een digitale oplossing op de bouwwerf van Ghelamco te introduceren die pen en papier overbodig maakt. 

Oplossing

De Warsaw Spire kreeg in 2017 de MIPIM-prijs voor beste kantoorinvestering ter wereld. De Warsaw Unit wordt gebouwd volgens de vereisten van BREEAM. Ghelamco Polska bouwt zijn projecten volgens de nieuwste beroepsnormen en de hoogste kwaliteitsmaatstaven, terwijl het tegelijk duurzame oplossingen toepast. De processen om deze normen en eisen te behalen zijn zeer streng. Een solide communicatie- en samenwerkingssysteem is daarom essentieel. En dat is precies wat LetsBuild voor Ghelamco mogelijk gemaakt heeft.

Om de problemen van Ghelamco met meertalige communicatie en samenwerking tussen meerdere onderaannemers aan te pakken, heeft LetsBuild de volgende oplossingen aangedragen:

•     Communicatie met onderaannemers opsporen en volgen: de communicatie organiseren rond specifieke processen en goed gedefinieerde werkstromen via één enkel instrument heeft het mogelijk gemaakt om transparant en realtime informatie te delen die gemakkelijk kan worden gecontroleerd en opgevolgd door de projectcoördinator of -verantwoordelijke. De communicatie verloopt effectief en efficiënt.
•     Gedetailleerde digitale rapportage: door de onderaannemers in staat te stellen gegevens realtime vast te leggen en te delen op de werf (met fotobijlagen en andere belangrijke contextuele informatie), wordt de communicatiekloof gedicht – welke taal de onderaannemer aan de andere kant ook spreekt.
•     Actualisatie en rapportage inzake KAM: Ghelamco Polska is onderworpen aan strikte normen en eisen. Dankzij LetsBuild kon het bedrijf zijn kwaliteits-, veiligheids- en andere verplichte processen digitaliseren en automatiseren, voor een betere en stiptere naleving van de regels.

Met behulp van LetsBuild op de werf heeft Ghelamco Polska minstens vier uur per week bespaard, vooral wat rapportage betreft. Bovendien verlopen de vergaderingen met de onderaannemers efficiënter. Aangezien LetsBuild en Ghelamco Polska blijven samenwerken aan projecten, kijken we ernaar uit om nieuwe productiviteitsmetingen te analyseren en onze toekomstige bevindingen te delen.