De luchthaven van Parijs gebruikt LetsBuild om: hun productiviteit te verhogen, “aangetekende” e-mails te elimineren en een volledig projectoverzicht te hebben door het digitaliseren van verschillende bouwprocessen

Paris Aéroport (Luchthaven van Parijs) is een luchthavenautoriteit die eigenaar en manager is van 14 burgerlijke luchthavens en vliegvelden rondom het Île-de-France (Parijs) gebied. Groupe ADP is een wereldleider in luchthaven ontwerp, constructie en uitvoering.

Uitdaging

Pijnlijke aangetekende e-mailprocessen, vertraagde notificaties, uitgestelde acties en een heleboel verspilde tijd. Dit zijn hoofdzakelijk de problemen die Groupe Aéroports de Paris tegenkwam wanneer ze probeerde te communiceren en samen te werken met andere stakeholders om het Jonction project in de Paris-Orly luchthaven te managen.

Oplossing

Door gebruik te maken van een begrijpelijke mobiele app oplossing, die alle aspecten van het projectmanagement van het luchthavenuitbreidingsproject kan uitvoeren, kon ADP hun productiviteit verhogen, onnodige “aangetekende mail” processen elimineren, en de groep en haar stakeholders volledige zichtbaarheid en transparantie geven tot hun project portfolio.

Momenteel gebruikt Groupe ADP (70) LetsBuild licenties voor hun team van 120 ingenieurs, om de progressie en Operaties-Vooraleer-Acceptatie (OVA) van hun werflocaties rondom het Orly en Roissy CDG platform bij te houden.

Aangetekende Mail Communicatie

Voor Charles, Projectuitvoerder bij Groupe ADP, hangt het succes van een project af van de communicatie en organisatie. Samenwerken met verschillende stakeholders en meerdere onderaannemers via ‘aangetekende’ communicatie en contractuele overeenkomsten, zorgde dat informatie tussen stakeholders erg tijdrovend werd, waardoor de werkstromen onnodig vertraagd werden.

Contractuele overeenkomsten met onderaannemers werden gedaan volgens “aangetekende mail” communicatie. Soms duurde het tot wel drie weken om officiële aankondiging te maken over defecten die men tegenkwam tijdens een werfbezoek. Charles was vaak meer tijd kwijt met het wachten op antwoorden dan het daadwerkelijk managen van het werk tijdens een project. Het proces begint normaal gezien met ADP die een aangetekende email stuurt naar een onderaannemer om hen te informeren van een defect of probleem, waarna de ontvangende aannemer per aangetekende mail zou laten weten het bericht ontvangen te hebben binnen twee dagen. Deze aannemer zou dan een oplossing aanbieden en versturen, nogmaals per aangetekende email, binnen de vijf werkdagen, waarna ADP twee dagen de tijd zou hebben om wel of niet te accepteren. Dat is een totaal van 9 dagen om een defect aan te spreken.

Om een efficiëntere werkstroom te creëren, moest Charles dit tijdrovende proces weten te vervangen met een enkele oplossing die succesvolle projectsamenwerking zou aansporen van begin tot eind. Ze hadden software nodig die projectstakeholders de zichtbaarheid tot de activiteiten en taken die voor hen belangrijk zijn zou kunnen aanbieden, die een hoog niveau aan overzicht zou kunnen geven aan de projecteigenaars en managers, die onderaannemers de juiste tools konden geven om te communiceren zonder het gebruik van aangetekende mail of vertragende pen-en-papier technieken voor het versturen van oplossingsvoorstellen.

Iedereen op de Hoogte Houden

“Een tool is enkel zo nuttig als dat het bruikbaar is,” Denise, ADP’s CIO. Om een kwaliteitsproject zo nauwkeurig mogelijk op te leveren, denkt Denise dat duidelijke communicatie van de dagelijkse activiteiten en punchlijsten erg belangrijk is. Met het “aangetekende mail” proces duurde het een eeuwigheid om informatie te creëren, beoordelen en te delen. Dankzij LetsBuild konden de stakeholders en verschillende teams plots hun dagelijkse logs, punchlijsten en kwaliteitsinspectierapporten bijhouden gedurende de actuele momenten van een bezichtiging.

Een Tijdbesparende en Transparante Oplossing

Vooraleer er gebruik werd gemaakt van LetsBuild, vertrouwde ADP op het manuele bijhouden van de activiteiten door aangetekende mail. ADP verspilde erg veel tijd met het wachten op de antwoorden van de onderaannemers op een enkele taak uit te voeren. Charles, Denise en het gehele ADP-team zijn nu zeker dat de informatie die gebruikt en gedeeld wordt binnen LetsBuild nauwkeurig is, aangezien het direct gesynchroniseerd word binnen de app in realtime. Er is geen nood meer om inzet te verspillen aan onnodige administratieve taken, aangezien er geen nood meer is aan het aanpassen of veranderen van informatie gedurende het communicatieproces. Elke activiteit is nu traceerbaar en verantwoordbaar.